Vadesi Geçen Alacaklar İçin Erken Uyarı Sistemi Nasıl Kurulur?

Birçok KOBİ, bir müşterinin mali darboğaza girdiğini veya borcunu ödemeyeceğini ancak vade günü gelip çattığında ve telefonlar cevapsız kaldığında anlar. Oysa ticari ilişkilerde krizler aniden ortaya çıkmaz, aylar öncesinden sinyaller verir. Alacak yönetiminde başarı, kriz çıktıktan sonra avukatlara koşmak değil, krizi önceden sezen bir erken uyarı sistemi kurmaktır.

​Bir müşterinin risk profilinin yükseldiğini gösteren belirgin sinyaller vardır. Bunlardan ilki vade esnetme eğilimidir. Eskiden ödemelerini tam gününde yapan şirketin, ödemeleri üç gün, yedi gün veya on beş gün geciktirmeye başlaması ilk alarmdır. İkincisi parçalı ödemelerdir. Tek seferde kapanması gereken bir faturanın, şimdilik şu kadarını gönderiyoruz denilerek anlamsız küsuratlarla parça parça ödenmesi nakit sıkışıklığına işarettir. Üçüncüsü sipariş hacminin anormal değişimidir. Müşterinin birdenbire olağan dışı büyüklükte sipariş vermeye başlaması, piyasadan mal çekip batma öncesi stok yapma riski taşıyabilir. Son olarak iletişim kopukluğu, yani muhasebe yetkililerinin aramalara geç dönmesi veya geçiştirici yanıtlar vermesi en büyük tehlike sinyalidir.

​Erken uyarı sistemi kurarken ilk yapılması gereken işlem dinamik kredi limitleri oluşturmaktır. Her müşteriye geçmiş ödeme performansına, finansal büyüklüğüne ve piyasa istihbaratına göre bir risk limiti tanımlanmalıdır. Müşterinin açık hesap borcu bu limiti aştığı an, sistem yeni sipariş girişini ve sevkiyatı otomatik olarak dondurmalıdır. İkinci olarak alacak yaşlandırma raporları otomatize edilmelidir. Alacaklarınızı sıfır-otuz gün, otuz bir-altmış gün, altmış bir-doksan gün ve doksan gün üzeri gibi dilimlere ayırmalısınız. Riskli dilimlere kayan her alacak için sistem otomatik olarak finans yöneticisinin ekranına kırmızı bayrak düşürmelidir.

​Üçüncü aşamada proaktif iletişim protokolü, yani kademeli hatırlatma senaryosu kurulmalıdır. Vade gününü beklemek yerine, vadeye yedi gün kala otomatik nezaket e-postası gönderilmeyi, vade günü kısa SMS hatırlatması yapmayı, vade üç gün geçtiğinde müşteri temsilcisinin telefonla aramasını ve vade on gün geçtiğinde sevkiyatların askıya alınmasını içeren bir akış tasarlanmalıdır. Son olarak dış veri entegrasyonları ve fintek araçları kullanılmalıdır. Müşterilerinizin protestolu çek durumlarını ve haklarında açılan icra davalarını havuzda toplayan dijital istihbarat platformlarını sisteminize entegre ederek sektördeki dedikodulardan önce yasal hareketleri izlemelisiniz.

​Unutmayın ki tahsil edilemeyen satış, satış değil, müşteriye yapılmış bedelsiz bir hibedir. Erken uyarı sistemi işletmenizin likiditesini korur.